Desarrollo e Implementación Piloto del Módulo de Gestión Académica del Sistema Intranet del IESTP "Lurín"

Trabajo de Aplicación Profesional · 2026

Resumen

Abstract

The present project aims to implement a web-based intranet system for the management of grades and student attendance at the Instituto de Educación Superior Tecnológico Público "Lurín", with the purpose of optimizing academic management processes and facilitating access to academic information.

Currently, the management of grades and attendance involves the use of different tools and procedures that are not fully integrated, which can generate duplication of work, difficulties in information management and delays in accessing academic records. In response to this situation, a web-based solution was developed to centralize and streamline the registration and consultation of academic information.

The system was developed using an agile approach based on the Scrum framework, allowing the project to be organized into iterative stages and functional increments. The solution incorporates different user roles and functionalities according to their responsibilities, including the registration and management of grades and attendance by teachers, as well as the consultation of academic information by students.

The implementation of the intranet system contributes to improving the organization, accessibility and management of academic information, reducing the use of isolated tools and facilitating more efficient access to grades and attendance records. Therefore, the project represents a technological solution that supports the academic management processes of the IESTP "Lurín".

Keywords: Intranet system, grade management, attendance management, academic management, Scrum, web application, IESTP Lurín.

I. Introducción

El Instituto de Educación Superior Tecnológico Público "Lurín" (IESTP Lurín) es una institución educativa pública ubicada en el distrito de Lurín, Lima, dedicada a la formación de profesionales técnicos en las áreas de Diseño y Programación Web, Contabilidad y Prótesis Dental. La institución atiende a aproximadamente 400 estudiantes y cuenta con una plana docente de más de 20 profesionales.

En el desarrollo de sus actividades académicas, el IESTP Lurín enfrenta desafíos relacionados con la gestión de la información académica. Actualmente, los procesos de registro de notas y control de asistencia presentan deficiencias significativas que afectan la eficiencia y calidad del servicio educativo. Los docentes dedican un tiempo considerable a la elaboración de actas de notas, consolidación de promedios y generación de reportes, utilizando herramientas no integradas como hojas de cálculo, registros físicos y dispositivos personales.

La ausencia de un sistema web centralizado limita la gestión oportuna de las notas y asistencias, la programación de evaluaciones y el control adecuado de la información académica. Esto ocasiona pérdida de tiempo en la verificación de información incompleta o incorrecta, y genera incertidumbre y descontento entre los estudiantes. Asimismo, el personal docente debe dedicar gran parte de su jornada a tareas repetitivas y propensas a fallos, lo que incrementa la duplicación de registros y afecta la eficiencia del proceso académico.

II. Formulación del Problema

2.1. Problema General

¿De qué manera la gestión actual de los procesos de registro de notas y control de asistencias en el IESTP "Lurín" afecta la eficiencia administrativa y la satisfacción de docentes y estudiantes?

2.2. Problemas Específicos

• ¿Qué dificultades existen en el registro y cálculo de notas y asistencias en el IESTP "Lurín", y de qué manera estas afectan el adecuado desarrollo del proceso académico?
• ¿Qué características y funcionalidades debe incluir un módulo web para la gestión de notas y asistencias, que permita automatizar cálculos, centralizar la información y generar alertas tempranas de riesgo académico?
• ¿De qué forma la carencia de un sistema web de consulta limita el acceso oportuno a la información sobre el rendimiento académico y la asistencia, generando incertidumbre y descontento en los estudiantes del IESTP "Lurín"?

III. Objetivos

3.1. Objetivo General

Desarrollar e implementar un piloto del Módulo de Gestión Académica del Sistema Intranet del IESTP "Lurín", con el fin de automatizar el registro de notas y asistencias, optimizar los tiempos administrativos y mejorar la satisfacción de docentes y estudiantes.

3.2. Objetivos Específicos

• Diseñar e implementar la base de datos del módulo académico (personas, usuarios, roles, cursos, matrículas, notas, asistencias y periodos lectivos), normalizada hasta la Tercera Forma Normal (3FN).
• Desarrollar la interfaz de usuario responsiva y diferenciada por perfil (docente, estudiante) para el registro de notas y asistencias.
• Implementar el motor de cálculo automático de promedios y porcentajes de asistencia según la fórmula institucional.
• Desarrollar el módulo de consulta para estudiantes, que permita visualizar notas, promedios y porcentaje de asistencia por curso.
• Implementar el sistema de alertas tempranas de riesgo académico basado en umbrales configurables (promedio menor a 11, asistencia menor al 70%).
• Evaluar el impacto del módulo en la reducción de tiempos operativos de los docentes y en el nivel de satisfacción de los usuarios mediante encuestas y métricas objetivas.

IV. Justificación

El presente Trabajo de Aplicación Profesional pretende solucionar las dificultades existentes en el proceso de gestión académica del IESTP "Lurín". Actualmente, estos procesos se ejecutan de manera manual y dispersa, lo que genera demoras en el registro de notas, errores en el cálculo de promedios, pérdida de información y una comunicación poco asertiva con los estudiantes.

Justificación Tecnológica: El registro de notas y el control de asistencias se realizan de manera manual y dispersa, utilizando herramientas no integradas como hojas de cálculo, registros físicos y dispositivos personales. La implementación de un módulo web centralizado permitirá automatizar estas tareas, reducir la carga administrativa de los docentes y mejorar la calidad del servicio educativo. El proyecto aplica herramientas modernas: PHP, MySQL, HTML5, CSS3, JavaScript, Bootstrap y Git/GitHub. La implementación de este módulo representa una actualización tecnológica significativa para el IESTP "Lurín", migrando de procesos manuales a una solución digital integrada.

Justificación Operativa: El módulo optimiza los procesos académicos al reducir el tiempo que los docentes dedican a tareas administrativas, estimado en un 60%. La automatización de cálculos y la generación de reportes eliminan la duplicidad de esfuerzos y minimizan los errores humanos. Además, la centralización de la información en una base de datos institucional facilita el acceso oportuno a los registros académicos por parte de estudiantes, docentes y personal administrativo.

Justificación Académica: Al empoderar a los estudiantes con acceso oportuno a su información académica, se promueve la transparencia en los procesos de evaluación y se reduce la incertidumbre. Asimismo, la implementación de alertas tempranas de riesgo académico permite identificar a estudiantes con bajo rendimiento o alta inasistencia, facilitando la implementación de estrategias de apoyo oportuno.

V. Innovación y Originalidad

La propuesta no consiste en una herramienta aislada, sino en un módulo que integra en una sola plataforma institucional el registro de notas, el control de asistencia, la consulta por parte de los estudiantes y la generación de reportes. En el contexto del IESTP "Lurín", donde estas tareas se realizaban con hojas de cálculo, registros físicos y dispositivos personales, la centralización de la información constituye el principal aporte.

La originalidad del proyecto se sustenta en cuatro elementos:

• Control de acceso basado en roles (RBAC) con tokens JWT: cada perfil accede solo a lo que le corresponde.
• Sistema de alertas tempranas: umbrales configurables que anticipan situaciones de bajo rendimiento o alta inasistencia en lugar de detectarlas al cierre del periodo.
• Trazabilidad: el registro de actividad documenta acciones como el registro y la edición de notas, el registro de asistencias y los inicios y cierres de sesión, lo que refuerza la transparencia del proceso.
• Carácter replicable del modelo: un piloto desarrollado con PHP y MySQL sobre hosting compartido, con una metodología ágil y una evaluación mixta, que puede adaptarse a otras instituciones de educación superior con recursos similares.

VI. Marco Teórico

6.1. Estado del arte

6.1.1. Antecedentes internacionales

Pincay Castro (2022), en su proyecto de titulación para la Universidad Estatal del Sur de Manabí (Jipijapa, Ecuador), diseñó e implementó una aplicación web orientada a la gestión académica interna y el control de asistencia estudiantil. El sistema web permitió automatizar la recepción de planificaciones docentes, el seguimiento de temas y la comunicación interna. Los resultados reflejaron que el 80% de los encuestados sostuvo que la aplicación web mejoró la gestión académica y el 95% confirmó que la herramienta redujo significativamente los tiempos de respuesta y optimizó los recursos institucionales.

Vera-Cedeño y Zaldumbide-Peralvo (2024), en su artículo publicado en la revista 593 Digital Publisher CEIT, analizaron la calidad del sistema de gestión documental en los procesos de titulación del Instituto Superior Tecnológico Tsa'chila. Los hallazgos revelaron que el 75% de los participantes identificó un impacto negativo por el uso excesivo de papel y el 75% coincidió en que la implementación de un sitio web de gestión documental agiliza la tramitación, reduce errores en expedientes y elimina las confusiones operativas.

6.1.2. Antecedentes nacionales

Maza Ancajima (2022), en su tesis para la Universidad Católica Los Ángeles de Chimbote, desarrolló e implementó un sistema web de gestión académica para el Instituto Superior Tecnológico Privado San Martín de Porres en Tambogrande. Los resultados mostraron que el 86.05% de los encuestados afirmó que el sistema web mejoró la ejecución de los procesos institucionales y el 97.67% consideró fundamental su implementación. Asimismo, se comprobó que el diseño de la base de datos en MySQL disminuyó la vulnerabilidad de pérdida y redundancia de datos.

Zarayasi Celestino (2024), en su tesis presentada en la Universidad Católica Los Ángeles de Chimbote, implementó un sistema de control de asistencia para la Institución Educativa San Pedro de Carhuaz. Los resultados determinaron que el 85% de los usuarios reconoció deficiencias en el registro manual tradicional y aprobó la transición al sistema automatizado, concluyendo que la integración de PHP y RUP agiliza la verificación de actividades, disminuye los errores en reportes y mejora el control del personal docente y administrativo.

6.2. Bases teóricas

• Sistema web: capacidad de integrar múltiples funcionalidades en una sola plataforma, facilitando la comunicación entre las áreas de una institución y reduciendo la dependencia de herramientas aisladas.
• Gestión académica: conjunto de procesos orientados a planificar, organizar, dirigir y controlar el desarrollo de las actividades educativas. Incluye el registro de notas, el control de asistencia, la matrícula, la programación de evaluaciones y la generación de reportes académicos.
• Proceso de evaluación: conjunto de actividades mediante las cuales se recopila, analiza e interpreta información sobre el rendimiento académico de los estudiantes, con el fin de tomar decisiones pedagógicas.
• Control de asistencia: proceso mediante el cual se registra y verifica la presencia de los estudiantes en las actividades académicas programadas.
• HTML5, CSS3 y JavaScript: lenguajes base para la estructura, estilo e interactividad del frontend.
• PHP y MySQL: PHP es el lenguaje central del backend para manejar la lógica del servidor, procesar formularios, validar usuarios, gestionar roles y comunicarse con la base de datos. MySQL es el sistema de gestión de bases de datos relacional para almacenar la información.
• Bootstrap y AJAX/Fetch: Bootstrap para diseño responsivo. AJAX para enviar y recibir información en segundo plano sin recargar la página completa.
• Sistema de registro de actividad: captura eventos del sistema (operaciones, tiempos de ejecución, errores, cambios de estado) para el monitoreo, auditoría y diagnóstico de fallas.
• Arquitectura MVC: separa la lógica de negocio (Modelo), la presentación (Vista) y el control de las interacciones (Controlador).
• Metodología SCRUM: marco de trabajo ágil basado en iteraciones cortas (Sprints) que permiten entregas funcionales incrementales y adaptación continua.

6.3. Marco conceptual

VII. Descripción Técnica

7.1. Principios técnicos

El módulo adopta una arquitectura cliente-servidor con separación total entre frontend y backend. Ambas capas se comunican exclusivamente mediante una API REST, lo que permite desarrollarlas, desplegarlas y mantenerlas de manera independiente.

El backend se desarrolló en PHP 8.1 o superior, sin framework, siguiendo el patrón MVC. Incluye un router propio que interpreta la URL y el método HTTP para dirigir cada solicitud al controlador correspondiente, y utiliza PDO con consultas preparadas. La base de datos se implementó en MySQL 8.0, normalizada hasta la Tercera Forma Normal (3FN), con claves primarias, claves foráneas y restricciones de unicidad en campos como DNI, correo institucional, nombre del rol y código de curso.

El frontend emplea HTML5, CSS3 y JavaScript puro, con Axios como cliente HTTP y Bootstrap 5 para el diseño responsivo. Se implementaron vistas diferenciadas por perfil de usuario (docente, estudiante).

La seguridad se sustenta en autenticación basada en roles (RBAC) con tokens JWT, almacenamiento de contraseñas con hash bcrypt, un middleware que valida el rol antes de permitir el acceso a rutas protegidas, prevención de inyección SQL mediante consultas preparadas, y prevención de XSS mediante el escape de datos de entrada y salida. Además, el sistema registra las acciones de los usuarios con fines de auditoría.

VIII. Procedimientos de la construcción

8.1. Levantamiento de requisitos

En esta etapa se recopiló información directamente de los principales involucrados en el proceso académico: docentes y estudiantes. Se utilizaron técnicas de observación directa y análisis documental, encontrando hallazgos como el uso de herramientas no integradas, riesgo de pérdida de información, falta de transparencia para los estudiantes e ineficiencia en la generación de reportes.

8.2. Análisis del proceso y definición del flujo de trabajo

Se definieron los requerimientos funcionales (autenticación, visualización de cursos, registro de notas, edición de notas, cálculo automático de promedio, registro de asistencia, validación de duplicados, consulta de notas y asistencias, entre otros) y los requerimientos no funcionales (usabilidad, rendimiento, seguridad, disponibilidad, mantenibilidad, portabilidad, escalabilidad, integridad de datos y compatibilidad).

8.3. Diseño del sistema y estructuración de los módulos funcionales

Se estructuraron los módulos funcionales: Autenticación, Gestión de usuarios, Gestión de cursos, Gestión de notas, Gestión de asistencia, Consulta de notas, Consulta de asistencias, Alertas tempranas y Reportes.

8.4. Desarrollo del sistema web e implementación técnica

Se implementó una base de datos relacional en MySQL 8.0 con un total de 18 tablas normalizadas hasta la 3FN. El backend se desarrolló en PHP 8.1+ nativo, con arquitectura MVC y un router propio. Se implementaron controladores para las distintas funcionalidades. El frontend se desarrolló con HTML5, CSS3, JavaScript puro, Axios y Bootstrap 5. El sistema fue desplegado en un entorno de pruebas en un hosting compartido con cPanel.

8.5. Pruebas internas, correcciones y mejora del sistema

Antes de pasar a la etapa de elaboración del manual de usuario, se ejecutaron diversas pruebas con el objetivo de garantizar la calidad, el correcto funcionamiento y la seguridad del módulo de gestión académica. Cada error detectado fue registrado, corregido y validado nuevamente para su integración. Las pruebas se realizaron en el entorno de pruebas (testing) alojado en el hosting compartido con cPanel.

8.5.1. Tipos de pruebas realizadas

Para garantizar la calidad y el correcto funcionamiento del sistema, se realizaron diferentes tipos de pruebas:

8.5.2. Pruebas funcionales

Se ejecutaron un total de 25 casos de prueba que cubren todas las funcionalidades del sistema, abarcando los módulos de autenticación, docente, alumno y administrador. A continuación, se presenta un extracto de la matriz de pruebas funcionales:

8.5.3. Pruebas de seguridad

Se realizaron pruebas de autenticación y autorización para verificar la protección del sistema contra accesos no autorizados:

IX. Resultados

El desarrollo e implementación piloto del Módulo de Gestión Académica del Sistema Intranet del IESTP "Lurín" permitió obtener resultados concretos en términos de funcionalidad, usabilidad, seguridad y eficiencia operativa. A continuación, se presentan los resultados obtenidos, organizados por objetivo específico, así como las métricas de impacto y las limitaciones identificadas durante el estudio.

9.1. Resultados por objetivo

Los siete objetivos específicos se cumplieron en su totalidad:

• La base de datos quedó implementada con 18 tablas normalizadas hasta la 3FN, con claves foráneas y restricciones de unicidad.
• La interfaz obtuvo una puntuación SUS de 82.5, considerada excelente, y se validó en escritorio, tableta y móvil.
• El motor de cálculo superó los 25 casos de prueba funcionales con 100% de éxito.
• El módulo de consulta para estudiantes fue validado por 15 usuarios piloto.
• Las alertas tempranas se generan automáticamente y se visualizan en los paneles de docentes y estudiantes.
• El despliegue en entorno piloto y los talleres de capacitación se completaron, y la evaluación de impacto arrojó los indicadores esperados de reducción de tiempos operativos y mejora en la satisfacción de los usuarios.

X. Impacto Ambiental

El proyecto tiene un impacto ambiental indirecto y positivo, asociado sobre todo a la reducción del uso de papel. Antes de la implementación, las notas y asistencias se registraban en hojas impresas y registros físicos, y las actas y consolidados se elaboraban en papel. Con el módulo, estos procesos se realizan en formato digital y los reportes pueden generarse en Excel o PDF, lo que reduce la necesidad de impresión. Los antecedentes revisados, como el de Vera-Cedeño y Zaldumbide-Peralvo (2024), también señalan el impacto negativo del uso excesivo de papel en los procesos académicos.

Además, el sistema se desplegó sobre hosting compartido y no requirió la adquisición de equipos servidores adicionales, lo que limita el consumo de recursos físicos. No obstante, el documento original no cuantifica estos efectos. Se recomienda registrar la cantidad de hojas, actas y registros físicos evitados durante el periodo de uso, así como el consumo energético asociado al hosting, para sustentar este impacto con datos verificados.

XI. Referencias Bibliográficas

• Developer Network, M. (2024). HTML5. https://developer.mozilla.org/es/docs/Glossary/HTML5
• Duckett, J. (2021). JavaScript y jQuery: Desarrollo web front-end interactivo. Wiley.
• Maza Ancajima, C. M. A. (2023). Implementación de un sistema web de gestión académica para el Instituto Superior Tecnológico Privado San Martín de Porres, Tambogrande – Piura; 2022 [Tesis de titulación, Universidad Católica Los Ángeles de Chimbote]. Repositorio Institucional ULADECH.
• Oracle. (2024). Qué es MySQL. https://dev.mysql.com/doc/refman/8.0/en/what-is-mysql.html
• Pincay Castro, M. G. (2022). Aplicación web para gestión académica interna y asistencia estudiantil en la Unidad Educativa Fiscal Manuel Inocencio Parrales y Guale [Proyecto de titulación, Universidad Estatal del Sur de Manabí]. Repositorio Institucional UNESUM.
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• Schwaber, K., & Sutherland, J. (2020). The Scrum Guide: The definitive guide to Scrum: The rules of the game. Scrum.org.
• Vera-Cedeño, K. M., & Zaldumbide-Peralvo, D. A. (2024). Análisis para la implementación de un sistema de gestión organizacional para procesos de titulación del Instituto Superior Tecnológico Tsa´chila, en el periodo 2023. 593 Digital Publisher CEIT, 9(5), 765–781.
• Vivas Rivera, I. V., & Zambrano Solórzano, L. E. (2009). Implementación de una intranet en la Escuela Superior Politécnica Agropecuaria de Manabí "Manuel Félix López" de la ciudad de Calceta - Cantón Bolívar [Tesis de titulación, Escuela Superior Politécnica Agropecuaria de Manabí]. Repositorio Institucional ESPAM MFL.
• Zarayasi Celestino, C. R. (2024). Implementación de un sistema de control de asistencia en la Institución Privada San Pedro – Carhuaz; 2024 [Tesis de titulación, Universidad Católica Los Ángeles de Chimbote]. Repositorio Institucional ULADECH.